如何作一個有Power又有Point的會議簡報

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This is not Dr. Burger, but Morgan Freeman in “Lucy” (2015)

這堂課的講師Dr. Julian Burger是人權事務專家,不論參與學術研討會還是聯合國會議,經驗都很豐富。他有條不紊地介紹了作學術簡報的實戰心得,只要觸類旁通,在各類場合皆可應用。

報告前:首先要理清思路 — — 聽眾是誰?報告的目的是甚麼?是要帶來一些新知識,還是為某個難題提供解決方案?臨場操作時,有些人太過緊張,腦海突然一片空白,可謂災難。預防措施是先撰寫整篇講稿,但有的講者只管拿著講稿,然後以周杰倫饒舌的節奏誦讀,不管講稿寫得多好,仍然妨礙著聽眾理解,縱有好論點也不免浪費掉。

會議開始前,與其埋首準備報告內容,不如跟其他與會者寒暄一下,以了解他們當下的期望及狀態。或許有些事情他們早已知道,不用多說;或者有些背景他們並未涉獵,須另外引介。在臨場發揮之時,最後按聽眾的知識背景稍加調節。

報告時:設計一個合適的的開場方式 — — 可以是挑起人們好奇心的問題,製造懸念;或者說一個引人入勝的小故事,因為聽故事是人類的天性,即使是公務會議,也不妨談談個人經歷。

或許你準備功夫很充足,但報告時只顧「旁若無人」地盯著材料,溝通成效大減。報告不只是把材料說出來,而是要作出解釋,與人對話;所以別只跟自己的PowerPoint或筆記作眼神接觸。

有些人富幽默感,為免大家在冗長的會議中打瞌睡,便說說笑話搞搞氣氛。但我們須注意風險:即使你不怕政治不正確,也不知誰是崩口人、誰有玻璃心,若有人感到冒犯,恐怕會有反效果了。

[原載於am730「超齡學生大笨鐘」2019年4月26日]

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